Kierownictwo naukowe: Jerzy Wisłocki, Tomasz Jasiński
Koordynacja projektu: Adam Bieniaszewski, Agnieszka Królczyk
Transkrypcja tekstu: Zofia Szymanowska
Baza danych: Łukasz Przybylski
Korekta: Agnieszka Królczyk, Piotr Bering
Modelowanie danych: Rafał T. Prinke
Oprogramowanie: Michał Prinke
Sylva heraldica to herbarz szlachty małopolskiej, którego autorem jest krakowski archiwista Bogdan Łuszczyński (1811-1896). Herbarz składa się z XII rękopiśmiennych ksiąg (księga X to indeks, a XI i XII zawierają uzupełnienia), liczących średnio po 600 stron, w formacie folio. Księgi zostały zapisane w przeważającej części po polsku i po łacinie; znacznie rzadziej pojawiają się wpisy w języku niemieckim; sporadycznie po francusku, rosyjsku czy włosku. Ich zawartość uporządkowana jest w sposób alfabetyczny (rodzinami). Dołączone są również wykazy m.in. kardynałów, starostów wielkopolskich, małopolskich i lwowskich; listy i nadania królewskie; przywileje dotyczące Żydów. Podstawą sporządzenia herbarza były głównie wypisy z ksiąg grodzkich i ziemskich dawnego województwa krakowskiego, ale także z ksiąg metrykalnych, metryki koronnej, herbarzy, dokumentów rodzinnych użyczanych autorowi czy materiałów genealogicznych zaczerpniętych z prasy.
Na stałe rękopis Sylva przechowywany jest w Bibliotece Narodowej, która udostępniła jego kopię w bibliotece cyfrowej polona.pl.
Pomysł elektronicznej edycji dzieła Łuszczyńskiego zrodził się jeszcze przed 2000 rokiem. Jej inicjatorem był ówczesny dyrektor Biblioteki Kórnickiej prof. Jerzy Wisłocki – pionier w zakresie komputeryzacji nauk humanistycznych w Polsce. Już w 1988 roku pod jego kierunkiem w Bibliotece Kórnickiej powstał zespół, którego celem było elektroniczne wydanie spuścizny wybitnego polskiego genealoga Włodzimierza Dworzaczka (1906-1988). Był to ogromny, nie mający precedensu, zbiór materiałów warsztatowych zawierający dorobek ponad czterdziestu lat pracy badacza, a dotyczący historii i genealogii szlachty wielkopolskiej XV-XX wieku. Ostatecznie pomnikowe już Teki Dworzaczka ukazały się w 1995 roku. Było to pierwsze w Polsce źródłowe wydawnictwo elektroniczne, do dziś cieszące się uznaniem oraz niesłabnącym zainteresowaniem wśród naukowców i genealogów amatorów. Elektronicznych edycji tekstów humanistycznych, które ukazały się z inicjatywy prof. Wisłockiego, było więcej, m.in. wydane 1998 roku Elity polityczne Polski XVI–XVIII w. zawierające m.in. diariusze sejmów 1764 i 1793.
Tak jak w przypadku Tek Dworzaczka, również nad elektroniczną wersją dzieła Łuszczyńskiego pracował zespół ludzi. W latach 1998-2001 zawartość ksiąg przepisali państwo Szymanowscy; tablice genealogiczne do programu komputerowego wpisał Łukasz Przybylski; pierwszą korektę wykonała Agnieszka Królczyk, a nad całością od strony informatycznej czuwał Rafał Prinke. Niestety po 2000 roku, z powodu braku funduszy, a także zmiany na stanowisku dyrektora Biblioteki, przygotowanie elektronicznej edycji dzieła Łuszczyńskiego zostało wstrzymane.
Dopiero przyznanie Bibliotece Kórnickiej środków w ramach projektu Cyfrowe udostępnianie zasobów Polskiej Akademii Nauk – Biblioteki Kórnickiej, a realizowanego w latach 20016-1019, dało nadzieję na ukończenie wcześniej rozpoczętych prac nad edycją herbarza. Na jednym z pierwszych spotkań dotyczących projektu, prof. Tomasz Jasiński, dyrektor Biblioteki, podjął decyzję o włączeniu Sylva heraldica do harmonogramu planowanych prac. Wykonano wówczas drugą korektę – tekstów polskich dr Agnieszka Królczyk, a łacińskich i niemieckich prof. Piotr Bering. Nad przygotowaniem baz genealogicznych i całego oprogramowania niezbędnego do komputerowej edycji czuwali dr hab. Rafał Prinke i Michał Prinke.
Przyjęto zasadę, iż wersja elektroniczna herbarza powinna być możliwie najbardziej zbliżona do wersji oryginału. Nie dopuszczano żadnej ingerencji w treść zapisów, nawet wówczas, gdy błąd autora wydawał się oczywisty, nie można bowiem stwierdzić, czy był on już w oryginale, czy też popełnił go Łuszczyński albo wcześniejszy kopista. Zdarzają się jednak od tej zasady odstępstwa. Łuszczyński bardzo dowolnie i niekonsekwentnie stosował skróty – często to samo słowo jest skracane nawet na trzy różne sposoby. Zgodnie z zasadą minimalnej ingerencji wydawców, rozwiązywano tylko skróty bardziej skomplikowane i rzadko spotykane, przy czym wszelkie uzupełnienia i uwagi redakcyjne zostały zapisane w nawiasach kwadratowych. Zmieniono też (nieliczne) teksty zapisane cyrylicą, które zostały poddane transliteracji.
Warto zaznaczyć, iż czasami regest (zwłaszcza po łacinie) jest tak skonstruowany, że jego zrozumienie jest utrudnione. Jest to związane z posługiwaniem się przez autora równoważnikiem zdania lub przeciwnie – z mnożeniem wielu pokrewnych czasowników.
Zachowano akapity w tekście i oryginalną numerację stron (co ułatwia ewentualne sięgnięcie do treści oryginału).
Kolejne wypisy poczynione przez Łuszczyńskiego, starano się usystematyzować według schematu: DATA – TREŚĆ – ŹRÓDŁO. Nie było to jednak zawsze możliwe, bowiem przywoływane na kartach ksiąg materiały mają bardzo niejednorodny charakter, jak np. fragmenty poezji czy listów.
Interfejs użytkownika jest funkcjonalnie wzorowany na Tekach Dworzaczka, ale ze względu na inną strukturę danych i zasób informacji w tablicach genealogicznych, nie jest identyczny. Dostępne są dwa zasoby informacji:
MONOGRAFIE / REGESTY – czyli pełen tekst rękopisu Sylva za wyjątkiem tablic genealogicznych. Interfejs pozwala na czytanie ciągłego tekstu dla wybranej rodziny lub przejście do wybranej strony, a także przeszukiwanie w ramach rodzin i w całym tekście, z zastosowaniem podstawowych wyrażeń regularnych. Wynikami przeszukiwania są umowne "regesty" (nie zawsze będące dosłownie regestami, ale zawsze pewnymi całostkami informacyjnymi), wyświetlane w wybranej przez użytkownika kolejności (rodzinami, chronologicznie). Rezultat takiego przeszukania można zapisać do pliku tekstowego. Miejsca, w których znajdują się w rękopisie tablice genealogiczne, zostały odpowiednio oznaczone, z zachowaniem nadanego przez Łuszczyńskiego tytułu tablicy, natomiast zawarte w nich informacje znajdzie użytkownik w drugim zasobie.
GENEALOGIE – czyli baza danych z tablic genealogicznych, obejmująca wszystkie pojawiające się w nich informacje, szczególnie urzędy i tytuły. Baza nie jest – jak w Tekach Dworzaczka – scalona ze wszystkich tablic, ponieważ występują w nich niekiedy sprzeczności, a także niejasności. Zatem część osób może pojawiać się wielokrotnie jako małżonkowie w innych niż własna rodzinach. Po wybraniu osoby początkowej (z indeksu lub w wyszukiwarce), można po danej tablicy nawigować za pomocą hiperłączy (linków) do przodków lub potomków, analogicznie jak w Tekach Dworzaczka.
Oba zasoby danych można też pobrać w postaci źródłowej XML i GEDCOM, aby przetwarzać je we własnym zakresie innymi narzędziami informatycznymi (np. w programach genealogicznych).